西安医学院基建档案整理细则
来源:西安医学院 作者: 点击数: 发表时间:2011-04-02 07:20:37
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基建档案在工程建设、使用维护和改建、扩建中起着重要的的作用,我校于2006年搬迁至新校区,为了迎接新校区基建档案检查,根据《中华人民共和国档案法》、中华人民共和国国家标准《建设工程文件归档整理规范》(GB/T 50328-2001)、原国家教委《普通高等学校档案管理办法》等有关的法律、法规,档案室特对基建档案的归档、整理情况做如下说明。

二、基建档案归档范围的确定

(一)确定的原则

1.归档的基建管理和项目建设中形成的文件材料必须是对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用的原件。

2.归档的基建文件材料必须反映基建管理和项目建设的全过程,保证完整、准确、系统。

3.归档的基本文件材料,必须遵循其自然形成规律、保持有机联系,与建筑物完全一致并具有成套性。

(二)归档的主要内容和重点

1.归档的主要内容包括综合管理,工程准备阶段文件、设计文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件、修缮工程文件、房产房改文件、零星工程文件等方面,具体范围见附件。

2.归档的重点是项目建设各个阶段形成的不同载体、形式的文件材料,特别是包括竣工图在内的全套图纸。

(三)不归档的文件材料

1.正式施工前的草图,未定型图纸;

2.重份文件和重份图纸;

3.无查考价值的临时性、事务性文件。

二、基建档案的归档要求与立卷方法

(一)形成积累

基建档案产生于每项新建项目的建设,需要相关职能部门协调配合,将基建档案及时归档。

1.基建档案材料收集、整理工作应与项目建设进程同步进行。项目申请立项时,即应开始进行文件材料的积累、整理工作,重大项目在验收前一个月应做好归档预检工作。待项目竣工验收后,由基建部门统一归档,交学校综合档案室。

2.基建项目实行总承包给外单位的,由各分承包单位负责收集、整理分包范围内的基建文件材料,交总承包单位汇总、整理,竣工时由总承包单位向学校基建部门提交完整、准确、系统的基建档案材料,最后统一交学校综合档案室。

3.归档时必须有竣工图,竣工图应严格遵照相关规定编制。

对竣工图的编制要求如下:

1)编制竣工图,必须坚持边施工边编制的原则,工程做完,竣工图编制完。

2)凡按图施工没有变动的,由施工单位在原施工图上加盖竣工图章,即作为竣工图;凡在施工中,虽有一般性设计变更,但能将原施工图加以修改补充作为竣工图的,可不重新绘制,由施工单位负责在原施工图上注明修改的部分,并附以设计变更通知单和施工说明,加盖竣工图章,即作为竣工图;凡结构形式改变、工艺改变、平面布置改变或其他重大修改,以及图面变更面积超过35%的,应重新绘制改变后的竣工图,施工单位负责在新图上加盖竣工图章,并附以有关记录说明,作为竣工图。

3)竣工图应逐张加盖竣工图章并签名,竣工图章内容包括: “竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。图章规格尺寸50mm×80mm。竣工图章应使用不易腿色的红印泥,应盖在图标栏上方空白处。

4.归档的基建文件材料格式要统一,字迹工整,图像清晰。一律用墨水或墨汁书写,不得用易褪色的书写材料书写、绘制。归档的底图,格式必须按国家制图标准绘制完成;归档的蓝图,规格必须符合国家标准,字、图清晰,用纸优良;归档的文件材料一律用原件。

5.凡是重要和经常使用的文件材料要有副本。其它文件材料一般归档一份。使用基建文件材料过程中不允许随便更改。如有更改,必须填写更改通知书,并履行批准手续。

6.本校的总体规划图、设计总平面图以及学校(含各校区)水、电、气、管道和通讯线路分布等管网图,需整理、立卷后移交学校综合档案室。

7.基建部门或后勤、资产等有关部门对每项扩建、改建及维修项目的档案材料,需相关部门统一收集、整理、预立卷后交学校综合档案室。

(二)整理组卷

1.基建项目结束(含最终完成、阶段完成)后,基建部门与施工单位将本项目形成的应归档的基建文件材料整理组卷。

2.根据基建文件材料的形成规律,按保持其有机联系和便于利用查考的组卷原则,按工程项目组卷,根据具体情况,一项一卷或若干卷。管理性文件材料排在整个项目首卷,其余材料按文件性质分别组成案卷。

3.文字材料的排列: 正件在前,附件在后;印件在前,原稿在后;批复在前,请示在后。用地通知书、建设规划许可证、土地使用证、报建图等管理性文件及其附图紧跟其正文放在各建设项目的首卷。图纸按图的类别序号排列,即: 地质图、初步设计图、建筑施工竣工图、结构施工竣工图、给排水竣工图、电气竣工图、气管图(更改图排列在被更改图之前)

4.要拆除案卷内金属物,对破损的材料进行修补。

5.基建文件材料采用卷皮、卷盒(袋)方式保管。不同幅面的工程图纸(蓝图)应以手风琴式统一折叠成A4幅面(297mmX210mm)的规格,图标栏露在外面。底图采用卷筒或平放两种方式保管。蓝图、底图不装订。

6.无论单面或双面只要有书写文字,均作为一页编写页号,每卷页号均从1开始,页号位置在非装订线一侧的右下角。

(三)归档验收

基建处兼职档案员将基建档案做预整理之后,送交档案室,由档案室和基建处开展档案档案验收,档案验收报告应包括以下内容:

1)项目档案情况;

2)项目文件材料的形成、积累、整理与归档工作情况;

3)竣工图编制情况及质量;

4)项目档案材料的接收、整理、管理工作情况;

5)存在问题及解决措施;

6)档案完整、准确、系统性评价及在施工、试生产中的作用;

7)附表。附表中包括的条目: 单项工程名称、文字材料(卷、页)、竣工图(卷、页)。

四.相关事项

归档时间: 基建综合管理性文件(见附件)应在次年三月底前归档,基建类在项目完成后两个月内归档。

8.填写《基建档案移交书》一式两份,连同案卷经学校综合档案室清点无误后,交接双方在移交目录上签字盖章,各执一份存查。

五、基建档案的管理

1.学校综合档案室负责对基建档案的接收,并按项目和年度进行分类、编目、登记、保管和提供使用。

2.基建档案的保管期限分为短期、长期、永久三种,(详见附件)。长期保管的基建档案实际保管期限不得短于建设项目的实际寿命。

3.已经归档的基建文件材料需要更改、补充时必须填写更改审查清单,经基建部门分管负责人同意,并在档案备考表内写明修改原因和时间。补充、修改材料应及时整理归档。未经批准,严禁更改已归档的任何基建档案材料。

4、借阅基建档案需登记,用完后及时归还。对借阅的档案材料要对其安全、保密负责。

六、本细则从公布之日起实施。

O一一年三月二十八日

附件:

西安医学院基建处档案归档范围和保管期限

序号

类  目  名  称

保管期限

归档情况

JJ11 基建综合

1

上级关于基建工作的综合性文件:

1)针对本校的重要文件

永久

2)针对本校的一般文件

长期

3)普发性文件

短期

2

基建工作总体规划

永久

3

基建工作统计报表

永久

4

基建工程财务预、决算

永久

5

全校性总体规划、设计总平面图

永久

6

综合性水、电、气、暖等管道分布图

永久

7

综合性地质勘探、地形测量材料

永久

8

本校地界变化、交换、转让、租借文件

永久

9

征地签订的合同、协议、图纸等

永久

10

有关土地纠纷的来往文件

永久

11

办理土地证形成的文件

永久

12

基建工作规章制度

长期

13

基建处工作计划、总结、简报等

长期

14

基建工作中形成的重要照片等声像材料

西安医学院基建处档案归档范围和保管期限

序号

类  目  名  称

保管期限

归档情况

JJ12 基建项目

1

基建项目立项报告及审批文件

永久

2

基建工程招标文件

长期

3

工程设计委托书、任务书及其相关文件

永久

4

工程地质勘测报告、观测记录等材料

永久

5

征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书

永久

6

施工审批文件(规划及施工许可证等)

永久

7

施工技术资料(与竣工文件合卷的永久)

长期

8

竣工图及变更文件

永久

9

工程竣工验收报告、决议、记录等

永久

10

基建工程设备文件(电梯、消防等)

永久

11

基建工程质量评审材料

长期

12

工程概算、预算、决算

永久

13

交付使用的固定资产清单

永久

14

基建工程监理文件

长期

15

基建工程维修改造材料

永久

16

装修、绿化等零星工程

长期

17

其它需要归档的文件材料

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