西安医学院文件材料立卷归档规定
来源:西安医学院 作者: 点击数: 发表时间:2011-12-05 13:55:53
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为了使我校文件、材料立卷归档工作科学化、规范化,确保各类档案的齐全、完整,提高案卷质量,根据《普通高等学校档案管理办法》和《高等学校档案工作规范》,结合我校实际情况制订本办法。

一、立卷归档工作的管理

1、档案是各部门工作中形成的原始记录,是各部门历史面貌的真实反映,是对工作进行查考、研究、总结、评估的重要依据。各职能部门和个人在职务活动中形成的各种形式、各种载体的档案材料,都必须按照规定交学校综合档案室集中管理,任何部门和个人均不得据为己有或自行处理。

2、文件材料的形成、积累和归档,是档案齐全完整的基础,各部门必须对档案工作实行“三纳入”和“四同步”管理。即将立卷归档工作纳入本部门的工作计划、纳入各项管理制度、纳入相关人员的职责范围。在布置、检查、总结、验收各项工作时,同时布置、检查、总结、验收档案工作。

3实行档案工作责任制。全校各单位必须把档案工作纳入职责范围,指定一名负责人分工主管,把文件材料的形成、积累、整理、归档工作纳入管理(业务)人员的岗位职责。并指定专人(可兼职)负责本部门档案的收集、整理和移交工作。做到教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料,都能完整、准确、系统、规范的归档保存。

4、凡对我校科研成果、重要设备、基建工程等进行鉴定、验收、评审时,有关业务部门应通知档案室参加,并会同档案人员对应归档的文件材料加以审查、验收、签署意见。没有完整、准确、系统的文件材料的项目,不予验收和上报成果,财务部门不应进行财务结算。

5、档案移交要填写档案移交单(见附表1),一式二份,写明案卷标题、归档文件页数、文件及案卷数量、移交时间等,交接双方要签名。

二、文件材料的归档范围和归档时间

(一)归档范围

1、凡是在党政管理、教学、科研、基本建设等工作活动中形成的,具有查考、利用价值的各种文件、图表、声像等不同载体、不同形式的文件材料,均属归档范围。

2、上述应归档的文件材料,按照其形成的部门及所记述的内容、载体性质,可分为: 1、党群类;2、行政类;3、学生类;4、教学类;5、科研类;6、产品生产与科技开发类;7、基本建设类;8、仪器设备类;9、出版类;10、外事类;11、财会类;12、其他特殊载体和类别(包括声像、人物、实物、学校历史档案以及与本校有关的重要资料等)。

3、以上各类档案材料的具体归档内容详见《西安医学院归档范围和保管期限表》。

() 归档时间

1、党群、行政、出版、外事类、财会类等按自然年度在次年六月底前归档;

2、教学类按教学年度在次学年十二月底前归档;

3、仪器设备类随机文件材料在开箱验收后一周内归档,管理、使用、维修、改进形成的材料在次年六月底前归档;

4、科研类档案在项目完成后两个月内归档;

5、基建类在项目完成后三个月内归档;

6、会议、大型活动形成的档案材料,会议、活动结束后一周内归档;

7、其他档案可视具体情况随时归档。

三、归档文件材料质量要求

(一)归档的文件材料均须质地优良(一般文件材料应为A4纸,其他表格可酌情选择合适的纸张)、书绘工整(使用兰黑或炭素墨水、优质油墨),声像清晰,规格统一,符合公文制作要求,标题、落款、时间、印章、签发等项必须齐全完整;归档文件材料必须为原件,任何部门或个人不得将原件留下,用复印件代替。

(二)文件材料尽量采用分年度立卷。一般文件放在文件形成年立卷;请示与批复,放在批复年立卷;跨年度的规划、计划,放在文件内容针对的第一年立卷;跨年度的总结,放在文件内容针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷。非诉讼案件,放在结案年立卷;回顾及纪念性文件,放在写成年立卷。

(三)卷内密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;非诉讼案件结论性材料在前,依据性材料等在后。其他文件材料依其形成规律或特点,按有关规定排列。

(四)科研课题文件材料排列顺序是: 开题材料、成果材料在前,原始材料在后;文字材料在前,图样在后;图样按目录或图号排列。

(五)特殊载体的文件材料,按有关规定整理。

(六)编排页号、件号。卷内文件材料应按排列顺序,依次编写页号或件号。装订的案卷每卷一般不超过二百页,应统一在有文字的每页材料正面的右下角,背面的左下角填写页号;不装订的案卷,应对卷内每份材料逐件编件号;图表和声像材料等,也应在装具上或在声像材料的背面逐件编号。

(七)填写卷内目录。每个案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录,对文件材料的题名不要随意更改和简化;没有题名应拟写题名,无实质内容的题名应重新拟写,但应在拟写的题名外加上方括号;没有责任者或年、月、日的文件材料要考证清楚,填入有关项内;会议记录应填写每次会议的时间和主要内容;填写的字迹要工整,卷内目录放在卷首。

(八)声像档案应用文字标出摄影、录音和录像的对象、事由、时间、地点、中心内容和责任者。

(九)填写备考表。有关卷内文件材料的情况说明,应逐项填写在备考表内。若无情况说明,也应将立卷人、检查人姓名和时间填上,检查人一般应是立卷单位负责人。备考表应置卷尾。

(十)卷内文件材料应去掉金属物,对破损的文件材料应按裱糊技术托裱,字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷;案卷应采用三孔一线方法装订,对未留装订线的文件须贴边后再装订。

(十一)归档的案卷必须经过整理、鉴定,归档单位应提出保管期限和保密意见,经校档案馆审查后归档。

(十二)不同保管期限、不同密级的文件材料,须分别组卷。密级划分,按国家和学校的保密规定执行。

(十三)文件材料的形成,必须符合文书处理的基本要求,责任人必须签写姓名全称,特别禁止使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水书写。

(十四)凡校内由两个以上单位协办事项的文件材料,由主办单位负责汇总归档。凡与外单位合作完成的项目,若我校为负责单位,经办部门须负责归档一套完整的档案。若我校为协作单位,则只归档与承担任务有关的部分。

(十五)案卷归档必须填写移交清单,交接双方根据移交清单清点核对后,履行签字手续。

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