西安医学院文件材料立卷归档规定
来源:西安医学院 作者: 点击数: 发表时间:2011-12-05 13:55:53
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为了使我校文件、材料立卷归档工作科学化、规范化,确保各类档案的齐全、完整,提高案卷质量,根据《普通高等学校档案管理办法》和《高等学校档案工作规范》,结合我校实际情况制订本办法。

一、立卷归档工作的管理

1、档案是各部门工作中形成的原始记录,是各部门历史面貌的真实反映,是对工作进行查考、研究、总结、评估的重要依据。各职能部门和个人在职务活动中形成的各种形式、各种载体的档案材料,都必须按照规定交学校综合档案室集中管理,任何部门和个人均不得据为己有或自行处理。

2、文件材料的形成、积累和归档,是档案齐全完整的基础,各部门必须对档案工作实行“三纳入”和“四同步”管理。即将立卷归档工作纳入本部门的工作计划、纳入各项管理制度、纳入相关人员的职责范围。在布置、检查、总结、验收各项工作时,同时布置、检查、总结、验收档案工作。

3实行档案工作责任制。全校各单位必须把档案工作纳入职责范围,指定一名负责人分工主管,把文件材料的形成、积累、整理、归档工作纳入管理(业务)人员的岗位职责。并指定专人(可兼职)负责本部门档案的收集、整理和移交工作。做到教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料,都能完整、准确、系统、规范的归档保存。

4、凡对我校科研成果、重要设备、基建工程等进行鉴定、验收、评审时,有关业务部门应通知档案室参加,并会同档案人员对应归档的文件材料加以审查、验收、签署意见。没有完整、准确、系统的文件材料的项目,不予验收和上报成果,财务部门不应进行财务结算。

5、档案移交要填写档案移交单(见附表1),一式二份,写明案卷标题、归档文件页数、文件及案卷数量、移交时间等,交接双方要签名。

二、文件材料的归档范围和归档时间

(一)归档范围

1、凡是在党政管理、教学、科研、基本建设等工作活动中形成的,具有查考、利用价值的各种文件、图表、声像等不同载体、不同形式的文件材料,均属归档范围。

2、上述应归档的文件材料,按照其形成的部门及所记述的内容、载体性质,可分为: 1、党群类;2、行政类;3、学生类;4、教学类;5、科研类;6、产品生产与科技开发类;7、基本建设类;8、仪器设备类;9、出版类;10、外事类;11、财会类;12、其他特殊载体和类别(包括声像、人物、实物、学校历史档案以及与本校有关的重要资料等)。

3、以上各类档案材料的具体归档内容详见《西安医学院归档范围和保管期限表》。

() 归档时间

1、党群、行政、出版、外事类、财会类等按自然年度在次年六月底前归档;

2、教学类按教学年度在次学年十二月底前归档;

3、仪器设备类随机文件材料在开箱验收后一周内归档,管理、使用、维修、改进形成的材料在次年六月底前归档;

4、科研类档案在项目完成后两个月内归档;

5、基建类在项目完成后三个月内归档;

6、会议、大型活动形成的档案材料,会议、活动结束后一周内归档;

7、其他档案可视具体情况随时归档。

三、归档文件材料质量要求

(一)归档的文件材料均须质地优良(一般文件材料应为A4纸,其他表格可酌情选择合适的纸张)、书绘工整(使用兰黑或炭素墨水、优质油墨),声像清晰,规格统一,符合公文制作要求,标题、落款、时间、印章、签发等项必须齐全完整;归档文件材料必须为原件,任何部门或个人不得将原件留下,用复印件代替。

(二)文件材料尽量采用分年度立卷。一般文件放在文件形成年立卷;请示与批复,放在批复年立卷;跨年度的规划、计划,放在文件内容针对的第一年立卷;跨年度的总结,放在文件内容针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷。非诉讼案件,放在结案年立卷;回顾及纪念性文件,放在写成年立卷。

(三)卷内密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;非诉讼案件结论性材料在前,依据性材料等在后。其他文件材料依其形成规律或特点,按有关规定排列。

(四)科研课题文件材料排列顺序是: 开题材料、成果材料在前,原始材料在后;文字材料在前,图样在后;图样按目录或图号排列。

(五)特殊载体的文件材料,按有关规定整理。

(六)编排页号、件号。卷内文件材料应按排列顺序,依次编写页号或件号。装订的案卷每卷一般不超过二百页,应统一在有文字的每页材料正面的右下角,背面的左下角填写页号;不装订的案卷,应对卷内每份材料逐件编件号;图表和声像材料等,也应在装具上或在声像材料的背面逐件编号。

(七)填写卷内目录。每个案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录,对文件材料的题名不要随意更改和简化;没有题名应拟写题名,无实质内容的题名应重新拟写,但应在拟写的题名外加上方括号;没有责任者或年、月、日的文件材料要考证清楚,填入有关项内;会议记录应填写每次会议的时间和主要内容;填写的字迹要工整,卷内目录放在卷首。

(八)声像档案应用文字标出摄影、录音和录像的对象、事由、时间、地点、中心内容和责任者。

(九)填写备考表。有关卷内文件材料的情况说明,应逐项填写在备考表内。若无情况说明,也应将立卷人、检查人姓名和时间填上,检查人一般应是立卷单位负责人。备考表应置卷尾。

(十)卷内文件材料应去掉金属物,对破损的文件材料应按裱糊技术托裱,字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷;案卷应采用三孔一线方法装订,对未留装订线的文件须贴边后再装订。

(十一)归档的案卷必须经过整理、鉴定,归档单位应提出保管期限和保密意见,经校档案馆审查后归档。

(十二)不同保管期限、不同密级的文件材料,须分别组卷。密级划分,按国家和学校的保密规定执行。

(十三)文件材料的形成,必须符合文书处理的基本要求,责任人必须签写姓名全称,特别禁止使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水书写。

(十四)凡校内由两个以上单位协办事项的文件材料,由主办单位负责汇总归档。凡与外单位合作完成的项目,若我校为负责单位,经办部门须负责归档一套完整的档案。若我校为协作单位,则只归档与承担任务有关的部分。

(十五)案卷归档必须填写移交清单,交接双方根据移交清单清点核对后,履行签字手续。

四、立卷归档部门和立卷分工

(一)立卷归档部门

学校实行部门立卷归档制度。全校处级建制的单位和因工作需要成立的临时性机构、课题组均为一个立卷归档部门。

(二)立卷分工

1、部门的文件材料立卷归档均由各部门分管档案工作人员负责;

2、全校性、综合性的文件材料由办公室负责立卷归档;

3、其余的文件材料按职能部门分工负责相应门类立卷归档。

4、临时性机构形成的材料,由该部门立卷归档,并在机构撤销前向档案室移交;

5、以学校名义举办的大型会议(包括业务性会议)形成的文件材料,由会议承办部门立卷归档;

6、校领导、各部门领导或工作人员外出开会带回来的文件材料,由党政办立卷归档。

五、电子文件的归档、鉴定接收与保管

(一)电子文件的归档与档案管理执行国家标准CDA

电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》(GB/T17678.1-1999)。

1、电子文件的归档是指通过计算机将整理好的电子文件和它生存的环境条件一并转存在磁性记录材料或光盘等载体上保存。电子文件归档后即形成电子档案。

2、电子文件归档程序: 确定电子文件是经过审批的最终版本(形成签署)--积累和整理--编制目录--整理需归档的电子文件--鉴定归档的电子文件(确定其档案属性)--检测归档的电子文件--编制归档说明--给予归档标识--存入磁光机录介质--复制备份并确定保存方法和地址--确定载体标识。

(二) 归档范围

按上述文件材料有关归档范围执行。

() 电子文件的移交、接收、保管与利用

1、移交、接收、检验的要求: 对电子文件应按有关规定检验合格后,将其如期移交至学院档案保管部门进行集中保管;在互联网情况下,移交和接收工作可在网上进行,但要有相应的手续。移交前双方应对归档的每套载体及其技术环境进行检验,合格率达100%方可交接,不合格退回文件形成单位重新制作。

2、检验的项目:

-载体有无划痕,是否清洁;

-有无病毒;

-核实其真实性、完整性、有效性;核实检验及审核手续;

-核实登记表以及软件说明资料等是否齐全;

-对特殊格式的电子文件,应核实其相关的软件、版本,操作手册等是否完整。

-检验结果分别由双方填写登记表。

3、电子文件载体的选择: 磁带、硬磁盘(磁盘陈列)、软磁盘、光盘(光盘库)、U盘、移动硬盘等。

4、移交手续: 档案部门检验合格,填表后签字、盖章一式两份,一份交文件形成单位,一份由档案部门保存。

5、保管要求: 保管除按纸质档案的有关要求外,还要符合以下要求:

1)归档载体应作防写处理,避免擦、划、触摸记录涂层;

2)单片载体应装盒,竖立存放,且避免挤压;

3)存放要远离磁场、强热源并与有害气体隔离;

4)环境温度17-20度,相对湿度要在35%-45%

(四)电子文档的有效性保证

文件形成单位与文件保管部门每年均应对电子文件的读取、保管与利用以及设备的更新情况进行一次检查记录登记,载体与设备要兼容,如不兼容要转换载体,原载体保留不少于3件,对磁性载体每满2年,光盘每满4年进行一次抽样机读检查,抽样率不低于10%,对磁性载体归档电子文件每4年转存一次,原件保存不少于4件,并填表登记。

(五)电子文档的利用

归档电子文件的封存载体不应外借,未经批准不得复制,利用时应使用拷贝件,应按保密规定和权限进行利用。

六、本制度从下发之日起实行。

附表: 1、西安医学院档案移交单

2、归档文件目录

3、备考表

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