西安医学院合同管理办法(试行)
来源:党政办 作者:党政办管理员 点击数: 发表时间:2017-06-12 08:28:00
字号:

第一章  

第一条 为了加强学校合同管理,规范和完善对外合同签订工作,防范合同风险,维护学校合法权益,根据《中华人民共和国合同法》等相关法律法规,结合学校实际,制定本办法。

第二条 本办法所称合同,是指学校及所属各单位(独立法人单位除外)在开展教学、科研及其他活动时,与其他平等主体的自然人、法人其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。

第三条 凡涉及学校及所属各单位(独立法人单位除外)与平等主体的自然人、法人或者其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的事项,均应当订立合同。

第四条 学校依法规范和完善对各类合同的全过程管理,实行“统一指导、分类归口、分级授权、分工负责、全面监督”的管理体制,坚持“责权利相统一,谁签署、谁负责,重要从细与次要从简相结合,以及经办、签署、执行、监督相分离”的原则。

第五条 签订合同必须遵守国家相关法律、法规,坚持平等互利、等价有偿、协商一致、诚实信用的原则,任何部门和个人不得在洽谈和签署合同过程中损害国家和学校利益。

第二章    合同的分类

第六条 学校合同分为(包括但不限于)合作办学、人才引进、科学研究、财务管理、物资采购、基建工程、资产管理、后勤服务、财物捐赠及非经济类活动等类别,依据合同性质和内容分别由学校授权的相应职能部门负责归口管理。

第七条 学校合同根据合同性质、标的大小及法律风险等分为重大合同、重要合同、专项合同和一般合同。

(一)重大合同是指对学校发展可能产生重大影响,涉及“三重一大”事项(包括标的金额在10万元及其以上的经济合同等),须经校长办公会或学校党委会审议批准后由校长签订的合同。

涉及校名、校誉使用,以学校名义与政府、企事业单位签订的战略合作协议等均为重大合同。

(二)重要合同是指对学校发展可能产生较大影响,按照学校有关规定必须由业务归口管理部门办理的合同或其他集中采购合同(包括标的金额在10万元以下、5万元及其以上的经济合同等),不需要报校长办公会或学校党委会审议批准,由校长直接审核签订的合同。

(三)专项合同是指涉及学校日常业务或专项事务(包括标的金额在5万元以下、1万元及其以上的经济合同等),由校长授权分管校领导负责签订的业务合同。

(四)一般合同是指其他由学校二级教学科研单位承办签订的日常发生的期限较短(1年以内)、金额较小(1万元以内)的合同等。

第三章 合同的管理授权

第八条 合同事务管理涉及的主要部门分为综合管理单位、归口管理单位、合同承办单位、管理监督单位,各单位依据各自权限和职责实施合同管理。

第九条 党政办公室是学校合同事务的综合管理单位,负责协调合同承办单位的合同管理工作。主要职责如下:

(一)组织协调建立健全学校合同管理基本规章制度;负责对合同管理制度设计的合理性、运行的有效性做出判断;对合同业务流程优化以及关键节点的程序控制等提出建设性意见;

(二)协调指导合同承办单位的合同管理工作,除明确分类及授权管理的合同外,可根据合同的内容和性质与财务、监察、审计等部门共同研究,确定合同事务的具体归口管理单位或承办单位;

(三)组织学校合同管理培训工作;

(四)协调参与重大合同的洽谈、起草、修订等工作;

(五)负责学校合同管理中的法律服务联系工作,为校内各单位办理合同事务提供法律咨询,明确双方相应的权利、义务和费用;根据合同承办单位的需要,联系学校法律顾问参与合同的起草、修改和对合同范本进行审核;

(六)督促合同履行,协助承办单位处理合同纠纷的调解、仲裁、诉讼等;

(七)按季度对各单位承办合同情况进行检查汇总,按年度对学校全年合同签署、执行情况进行综合分析评估;

(八)负责全校各类合同印章的使用管理;

(九)负责各类合同及合同审批表、法人委托授权书、合同签订审核意见书、合同变更审核意见书、合同纠纷处理意见书等的归档管理。

第十条 根据业务性质和职责分工,原则上实行授权相关职能单位归口管理合同。

(一)党政办公室负责校地合作、对口支援、扶贫开发、物资捐赠、法律服务等相关业务的合同管理;

(二)党委组织部负责由其组织的干部培训、干部交流和挂职锻炼等相关业务的合同管理;

(三)党委宣传部负责对外宣传、广告服务等相关业务的合同管理;

(四)人事处负责学校人才引进、师资培养、人员聘用、人事劳动合同等相关业务的合同管理;

(五)教务处负责本专科层次人才培养合作、本专科教学改革与研究协作、本专科实践教学基地建设、本科层次合作办学(中外)、校际本专科生交流、本专科生考试培训、对外承担培训与考务、本专科生学业支持、教材采购等相关业务的合同管理;

(六)研究生处负责研究生联合培养、研究生招生就业、研究生合作办学(中外)、研究生就读资助等相关业务的合同管理;

(七)招生与就业工作处负责本专科对外招生就业、免费定向生协议签订等相关业务的合同管理;

(八)学工部(武装部、学生处)负责学生教育管理、学生保险与贷款、新生军训等相关业务的合同管理;

(九)团委负责学生社会实践活动基地建设、各类校园文化活动组织、团的宣传活动等相关业务的合同管理;

(十)科技处负责各类纵向及横向科研项目、技术研发与咨询服务、科技成果转让等相关业务的合同管理;

(十一)国际合作与交流办公室(港澳台事务办公室)负责外教聘用管理、留学生培养管理、出国(境)人员学术交流与合作等相关涉外活动的合同管理;

(十二)资产设备管理处负责仪器设备采购管理、实验耗材采购管理、国有资产管理维护、实验场地租用、固定资产租赁等相关业务的合同管理;

(十三)基建处负责土地资源管理,基本建设和大型维修项目的工程咨询、设计、造价、勘察、施工、监理,建筑材料及工程配套设备(含电梯等特种设备)的采购等相关业务的合同管理;

(十四)后勤保障处、含光校区管理处、高新校区管理处根据职能划分,负责属地水电管网及天然气使用管理、房屋道路修缮、园林绿化、环卫保洁、临时用工、安全保卫、餐饮服务及固定资产日常管理等相关业务的合同管理;

(十五)继续教育学院负责成人学历教育、非学历继续教育、成人网络教育和各类成人专业培训等相关业务的合同管理;

(十六)财务处负责学校与银行的财务往来活动相关业务的合同管理;

(十七)审计处负责资金审计服务等相关业务的合同管理;

(十八)保卫处负责校园安全稳定管理、安全保卫专有技术和特供设备等相关业务的合同管理;

(十九)图书馆负责各类纸质书刊和电子书刊采购、图书网络设备和服务采购等相关业务的合同管理;

(二十)信息技术处负责校园信息化建设、网络设备采购与技术服务等相关业务的合同管理;

(二十一)校医院负责医疗设备及药品采购、医疗业务合作、学生体检等相关业务的合同管理;

(二十二)招投标工作领导小组办公室(招标办)负责招标代理机构的遴选、评标专家库的建立、招标公告的发布、招标活动的实施等相关业务的合同管理;

(二十三)出版合同、印刷合同等以经费来源部门作为归口管理单位;

(二十四)其他合同依据职能单位职责范围归口管理合同;如校内职能单位发生职责调整,按调整后的职责范围对合同进行归口管理。

第十一条 归口管理单位负责对各二级教学单位、教辅单位相关合同的订立、履行、变更、解除、终止以及争议纠纷处理等行为进行具体指导和督促检查。主要职责如下:

(一)负责制订归口管理合同的实施细则;

(二)依法负责归口管理合同范本的草拟(国家或行业有标准或示范文本的,应当优先采用);

(三)负责归口管理合同草案的业务审核;

(四)负责将归口管理重大合同草案提交学校研究审定;

(五)负责指导合同承办单位的合同履行;

(六)负责指导协助合同承办单位的纠纷处理;

(七)负责培训归口管理合同的业务审核人员;

(九)负责审核合同相对人的资信、资质、资格等。

第十二条 经费的使用单位或经济活动的行为主体为相应合同的具体承办单位,承担合同业务的主体责任。主要职责如下:

(一)负责所承办合同进行可行性分析论证,对合同相对人的资格、委托代理权限、经营范围、履约能力、经济实力、社会信誉等情况进行详细调查,确保所签订合同的合法性、真实性和可行性。

(二)负责合同的洽谈和草案起草,对必须报请校领导、校长办公会或党委会审批的合同,其负责人必须签署书面意见,并提交归口管理单位审核;

(三)根据《西安医学院经济责任制(试行)》(西医发〔2017〕15号)文件规定,在授权范围内,经学校领导授权,负责代表学校签订和管理相关合同;

(四)负责所签订合同的具体执行,跟踪掌握合同履行情况,及时向学校报告合同履行过程中发生的问题,提出解决问题的意见和建议,收集保管合同签订及履行过程中形成的有关资料;

(五)负责妥善处理合同实施过程中发生的纠纷;

(六)负责合同验收的相关工作;

(七)负责将属于归档范围的合同文件材料(合同执行的分期验收材料、图纸、标书、资产清单等)系统整理,建立合同档案并及时提交归口管理单位备案,提交学校存档备案。

合同承办单位为两个或两个以上单位的,可根据工作分工和学校法定代表人授权,分为主办单位和协办单位(原则上业务主管单位为主办单位)。一般由主办单位承担上述职责,需要协办单位承担部分职责或提供有关配合的,由主办单位进行协调或申请学校领导进行协调。

第十三条  合同管理监督单位是学校财务处、审计处、党政办公室和监察处(纪委办公室)。主要职责如下:

(一)财务处负责合同中有关经济条款的审查管理工作。主要职责:审核合同项目立项及资金落实情况,对合同金额、支付方式、支付节点、合同票据及税务等事项进行审核;监督合同的付款、收款事项

(二)审计处负责对学校各类经济合同进行审计监督。主要职责:审核对方经营范围是否与合同标的内容相同,有无扩大经营范围;审核合同内容是否与招标文件和投标书相一致;负责对前期审核通过的最终合同文本备案;负责重要及重大经济合同是否达到预期经济效益目标,以及经济合同结算的相关审计工作,确保资产的保值和增值

(三)党政办公室负责对合同内容的合法性进行审查,防范由合同引发的经济纠纷和法律纠纷。主要职责:审核合同的条款是否完备、具体、明确;审核合同中是否有违反法律、法规及社会公共利益、社会经济秩序的条款或内容,是否有对学校不利或有损学校合法权益的条款或内容。

(四)监察处(纪委办公室)负责对合同的执行情况进行监督检查。主要职责:审查合同的签订流程是否遵守学校“三重一大”决策制度和相关规定对违法违纪单位和个人进行调查处理。

第四章  合同签订前的审查和审批

第十四条 对外订立的合同必须经过初稿拟定、合同审核、修改定稿等程序,方可提交法人代表或学校有关会议审定,签订正式合同。

第十五条 合同承办单位在与相对人订立合同之前,应当进行相关调查,确保合同相对人具备履约能力,应做到合同主要条款明确,内容充实,材料齐全,手续完备。

第十六条 合同送审时,合同承办单位必须认真填写《西安医学院合同审批表》一式两份,与合同正本及相关原始材料一并提交审查。承办单位一般应报送的相关材料:

(一)经承办单位盖章、负责人签字同意报送的“西安医学院合同审批表”;

(二)订立合同的依据,如有关会议纪要、公文、批示、中标通知书等;

(三)合同相对人的资格、资质、信用状况、履约能力等方面的证明材料;

(四)价款确立的依据;

(五)其他需要提供的资料。

第十七条  除省政府采购项目(设备类)按格式化文本签订的和已通过审批程序的学校招投标项目外,根据合同类别和经济合同的金额、性质,分别采取会审、校长办公会(党委会)审批两种方式。任何单位不得将合同金额分解以规避审批手续。审批办法具体规定如下:

(一)重大合同和金额在10万元以上的经济合同,由合同归口管理单位、财务处、审计处、党政办公室会审后,由校长签署意见,报校长办公会审批。办理会审程序由校长(或委托相关单位牵头)负责组织,原则上两周内办结。

(二)重要合同和金额在10万元以下、5万元以上(含5万元)的经济合同,由合同归口管理单位、财务处、审计处、党政办公室会审后,由合同归口管理单位分管校领导签署意见,报校长审批。办理会审程序由合同归口管理单位分管校领导(或委托相关单位牵头)负责组织,原则上两周内办结。

(三)专项合同和金额在5万元以下的经济合同,由合同归口管理单位、财务处、审计处会审后,由合同归口管理单位分管校领导审批。办理会审程序由合同归口管理单位负责组织,原则上一周内办结。

(四)一般合同由承办单位根据需要参照上述流程办理。

(五)根据法律法规或学校的管理规定,需要进行招投标或进行网上竞价的项目,还需提交招标办审核,必须先走招投标或网上竞价流程再签订合同。涉及利用国有资产对外投资、出租和出借的重大合同,还需报资产设备处审查。

(六)合同涉及其他单位业务的,由归口管理单位送交相关单位审核;对于法律关系特别复杂的合同,归口管理单位可以会同党政办公室进行个案研究。

第十八条 合同审查单位应对审查的合同出具书面审查意见,并由其负责人签字。审查意见应明确具体,禁止使用“原则同意”“基本可行”等模糊性语言,上述语言的使用以及未出具意见的,视为对合同草案的否定。

第五章  合同的签订

第十九条 合同起草由合同承办单位负责。国家或行业有标准或示范文本的,应当优先采用,并根据实际情况对合同进行补充、修改,依法维护学校权益。有关科研合同,项目委托单位有制式合同和专门要求的,可根据实际情况采用。国家或行业没有合同示范文本的,各归口管理单位应当制定本单位归口管理合同的模板,经党政办公室(学校法律顾问)审核后,报学校党政办公室备案。

合同确有必要由相对方草拟的,承办单位应就合同条款积极进行谈判。归口管理单位要严格审核合同内容,切实保障学校的合法权益。

合同条款除根据法律规定或按合同性质必须具备的条款外,还可以根据具体情况约定其他条款。合同一般包括但不限于以下条款:

(一)相对人的名称、住所,法定代表人姓名、职务,代理人姓名、职务、联系方式;

(二)标的,包括种类、数量、质量等要求;

(三)价款及其支付,包括计算方法、支付进度、结算方式等;

(四)履行期限、进度要求、地点和方式;

(五)验收标准及方法;

(六)违约责任,包括违约金或赔偿金的计算方法等;

(七)解决争议的方法;

(八)其他根据合同的种类、标的应当具备的条款,包括但不限于合同正副本的份数,补充协议和附件的效力,合同是否公证或见证,合同中的定义条款(名词和术语的解释),合同的生效条件,风险的承担和收益的分成,知识产权的归属,技术、商业秘密的保护,合同的有效期限等;

(九)合同签订的时间和地点;

(十)合同的末页应当载有合同正文条款,并在正文结束之处标明“下无正文”字样。如合同末页无正文条款的,则应标明“此页无正文,为XX合同签字盖章页”字样,以示末页仅为签字盖章页。

第二十条 各单位对外订立合同,除即时交割的简单小额交易外,凡仪器、设备、图书资料、大宗物资采购业务,以及工程项目业务等,单笔支出金额在1万元以上的(含1万元)的,一律采用书面形式订立合同。

设备清单、工程量清单、预算单(书)等文件可以作为合同的组成部分,但不得替代合同。

第二十一条 学校是具有法人资格的单位,校长是学校法定代表人。所有以学校名义对外订立的合同,经上述程序审核后,必须由校长签署或根据以下权限由被委托人代表学校签署:

(一)重大合同和金额在10万元以上的经济合同,按照党政议事规则提请学校决策会议审定后由校长签署;

(二)重要合同和金额在10万元以下、5万元以上(含5万元)的经济合同,由校长直接签署;

(三)专项合同和金额在5万元以下的经济合同,由业务归口管理单位分管校领导签署;

(四)一般合同,由承办单位(二级教学单位)主要负责人签署。

(五)合同事项涉及两个及以上校领导分管工作的,报请校长签署或校长授权签署。取得授权的机构或人员不得授权委托他人代为签署。

第二十二条 签订合同一般应选择在我方所在地进行。原则上严禁以传真的形式传送双方签字盖章的合同,禁止将我方先行签字盖章后的合同以信函、快递的形式递交对方签字盖章;如有特殊情况,须经学校法定代表人批准。

第二十三条 根据合同的类别,应在合同中约定合同文本由学校持有若干份,分别用于承办单位保存、合同归口管理单位备案、审计处备案、财务处报销凭证、党政办公室存档等。

第二十四条 未经学校授权,任何单位和个人不得以学校或本单位名义对外签订合同。被授权人不得超越授权范围签署合同。未经校长(或分管校领导)书面同意,不得将被授予的权利转授第三人。

第六章 合同印章管理

第二十五条 合同专用章由学校统一刻制、预留印鉴和编号登记,由党政办公室设专人保管。根据工作需要,经学校同意,可刻制“科技合同专用章”,由科技处保管和使用(指定专人管理印章,并向学校党政办公室备案)。

第二十六条 各单位对外签订的重要或重大合同,经学校法定代表人或委托授权的分管校领导签署后,统一使用“西安医学院合同专用章”,如因签约双方对等需要,也可使用学校公章。

第二十七条 各单位签订的一般合同,以及经学校法定代表人授权的个别职能部门,可以加盖本单位公章。

第二十八条 合同专用章在授权范围内规范使用,禁止超出授权范围使用或用其他印章替代使用。

第二十九条 严禁在空白合同书上签字和加盖学校印章。各单位在订立、变更、解除或签订补充合同时,必须按规定用章,并确保变更、解除或补充合同与主合同用章一致。

第七章 合同的履行、变更与终止

第三十条 合同承办单位负责合同的履行,应当按照合同约定,负责合同的执行、跟踪、监控和推动合同实施。

合同承办单位应按照议事规则及时向分管校领导汇报,必要时向校长和学校决策会议报告合同执行情况,协调解决或请求学校协调解决合同履行中遇到的问题,保证合同得到全面、及时和正确的履行,全面维护学校的合法权益。

第三十一条 合同归口管理单位依其权责,督促和协调合同承办单位依法依约履行合同,协助承办单位解决合同履行中遇到的问题。

合同履行过程中,需要有关单位配合的,合同承办单位可以提请分管校领导协调有关单位提供帮助,有关单位不得无故拒绝。

第三十二条 合同正式生效前,承办单位不得实际履行合同。合同生效后,必须全面、及时、实际履行合同,除法律另有明文规定或合同有约定外,不得擅自改变或转让合同义务。

第三十三条 变更和终止合同,应当符合法定或约定的条件。合同承办单位在向相对人发出或签收确认改变合同权利义务的书面凭证之前,应事先与学校法律顾问沟通,不得擅自向对方做出实质性答复或承诺。

第三十四条 合同承办单位及其承办人发现签约时的条件发生变化,继续履行合同将给学校造成损失时,或合同承办单位在收到对方要求变更或终止合同的正式文件、信函或电报后,应当及时告知归口管理单位,并会同归口管理单位向归口管理部门分管校领导请示,按照议事规则必要时向校长请示,做出相应处理。

第三十五条 相关合同的变更、补充、续签、解除等事宜按本办法规定的合同订立、审核与签署程序进行。

第八章 合同纠纷处理

第三十六条 发生合同纠纷时,应按合同约定、国家法律法规的有关规定,争取通过双方协商来解决;协商不成的,可依合同约定选择通过仲裁或诉讼解决。学校需要向相对人主张权益的,应在法律规定的诉讼时效内提起仲裁或诉讼,或通过向相对人发送主张权益的函件,中断诉讼时效,同时应注意避免损失扩大。

第三十七条 合同纠纷的解决,以承办单位为主进行。发生纠纷时,承办单位应及时向归口管理单位报告,根据合同的重要性,必要时会同归口管理单位向归口管理单位分管校领导、校长和学校决策会议报告,同时应及时收集有关证据,研究应对的对策和方案,会同归口管理单位和学校法律顾问提出解决的建议,经学校同意后抓紧进行解决。

因合同纠纷引致仲裁或诉讼的,承办单位应按法定程序,及时依法应对和处理,不得拖延。

第三十八条 合同承办单位、归口管理单位在处理合同纠纷过程中应维护学校合法权益。纠纷处理完毕,应将有关资料汇总、归档,同时形成书面报告报党政办公室备查,说明纠纷处理的过程和结果,并应对发生纠纷的原因做出分析;学校受到损失的,要说明造成损失的原因和责任以及为防止损失所采取的措施等。

第九章 合同的验收、备案与归档

第三十九条 合同承办单位负责合同验收的组织工作。纳入学校集中采购程序的合同,按相关规定组织有关单位参加验收工作。未纳入学校集中采购程序的合同,在验收时重点核对合同条款中的标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式等,由承办单位根据工作需要邀请归口管理单位、非本单位的有关专家进行验收,验收工作完成后应由承办单位形成验收报告。

第四十条 合同事项办理完毕之前,承办单位应负责连续收集和保管有关材料,并注意做好文字记录或形成书面材料。对于合同洽谈、签订、履行、变更、解除及纠纷处理过程中形成的所有资料,包括但不限于合同文本、补充协议、可行性研究报告、对方当事人资质材料、校内审查文件、会议纪要、交货凭证、验收文件、往来函件、数据电文等与合同有关的材料,均应妥善加以收集和保管,并作为合同档案的组成部分,与合同一并备案、存档,不得遗弃、丢失和损毁。

第四十一条 合同承办单位应将合同资料在合同终结后1个月内,收集齐全并进行整理、立卷,送交各相关单位备案(非经济类合同不需在审计处和财务处备案)。

第四十二条 对于无故不提交备案的,合同归口管理单位可以报请学校对承办单位提出批评,责令其改正。

合同归口管理单位应加强合同备案登记管理,建立完整的合同备案登记资料。

第四十三条 合同资料的归档按照国家法律法规和学校档案管理办法执行。

第十章  责任追究

第四十四条 综合管理单位、归口管理单位、合同承办单位和管理监督单位依照各自权限对学校合同管理工作实施监督、检查与指导,发现问题应及时报告学校并进行纠正和查处。

第四十五条 各单位及其负责人在合同签订或履行过程中有下列情形之一的,学校根据情节轻重和造成损失的大小追究单位负责人或有关责任人行政、经济责任,予以纪律处分及经济处罚;涉嫌犯罪的,移送司法机关追究其法律责任。

(一)未按本办法规定履行会审、审批、登记或备案手续的;

(二)应当签订书面合同而没有签订的;

(三)未经授权或超出授权范围签订合同的;

(四)提供虚假资料,签订有重大缺陷合同或无效合同的;

(五)擅自销毁或更改合同的;

(六)合同承办单位以化整为零或其他方式规避审查的,审核人员无正当理由延误审核的;

(七)未依法律和本办法规定变更或解除合同的;

(八)玩忽职守,不积极认真履行合同,引起纠纷的;

(九)发生纠纷后,隐瞒情况或不及时汇报或不及时采取措施的;

(十)应当或可以追究相对人违约责任而擅自放弃的;

(十一)合同用印违反学校规定的;

(十二)丢失合同文本及其他相关文件的;

(十三)不按规定收集、保管合同资料,及未将合同提交备案、存档的;

(十四)在合同签订或履行过程中,与相对人或第三人恶意串通或收受贿赂的;

(十五)泄露学校合同意向、商业秘密或其他机密的;

(十六)其他违反法律法规和学校规定,造成学校损失的。

第十一章  附则

第四十六条 学校人事、劳动合同管理办法,由人事处负责制订。

第四十七条 科研合同的分类与管理办法,由科技处根据《西安医学院科研经费管理办法》和《西安医学院科研项目管理办法》负责制订。

第四十八条 各单位可依据本办法并结合本单位业务特点制定具体的合同管理实施细则,并报学校党政办公室备案。

第四十九条 本办法自发布之日起执行,由学校党政办公室负责解释。

Copyright©2010-2013 www.xiyi.edu.cn 联系电话:029-86177361 传真:029-86177362

地址:西安市未央区辛王路1号 邮编:710021 备案号: XA12275