西安医学院公文处理办法
来源:西安医学院 作者: 点击数: 发表时间:2011-03-11 20:03:54
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  第一章总则

  第一条为使我校公文处理工作规范化、制度化、科学化,根据上级有关规定,结合我校实际,制定本办法。

  第二条本细则适用于学校一级的公文处理。各直属附属单位的公文处理,参照本细则执行。

  第三条西安医学院党政公文是学校在办学过程中形成的具有法定效力和规范格式的公务文书,是依法治校的重要工具。

  第四条公文处理指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

  第五条公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则,做到及时、准确、安全。

  第六条公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定,确保国家秘密的安全。

  第七条学校各级领导应高度重视公文处理工作,模范遵守本办法。各部门、各单位负责人要加强对本部门、本单位公文处理工作的领导和检查。各部门、各单位应指定专人负责公文处理工作。

  第八条党政办公室(简称“党政办”,下同)是学校公文处理的管理机构,主管学校的公文处理工作,并负责指导各部门、各单位的公文处理工作。

  第二章公文种类

  第九条我校常用的公文种类主要有:

  (一)决定: 适用于对重要事项(工作)或者重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。

  (二)公告: 适用于向校内外宣布重要事项或者法定事项。

  (三)通告: 适用于公布全校各有关方面应当遵守或者周知的事项。

  (四)通知: 适用于批转下级单位的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文,发布规章,传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项,任免和聘用人员。

  (五)通报: 适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。

  (六)报告: 适用于向上级机关汇报工作,反映情况,提出意见或者建议,答复上级机关的询问或者上级交办的事项。

  (七)请示: 适用于向上级机关请求指示、批准。

  (八)批复: 适用于答复下级单位的请示事项。

  (九)意见: 适用于对重要问题提出见解和处理办法。

  (十)函: 适用于不相隶属单位之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。

  (十一)会议纪要: 适用于记载、传达会议情况和议定事项。

  (十二)其它: 计划(规划)、总结类,规章制度类,协议、合同类,来往信函类。其中需要做出具体规定的,由有关部门依照学校的规定另行制订规章。

  第三章公文格式

  第十条公文通常由文头、文干和文尾三大部分组成。

  第十一条公文文头部分包括: 秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识(也称公文版头,一般套红印制)、发文字号、签发人等。

  (一)涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限,其中,“绝密”、“机密”级的公文还应当标明份数序号。

  (二)紧急公文应当根据紧急程度表明“特急”、“急件”。其中,电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

  (三)发文机关标识(版头)应当使用发文机关全称或规范化简称;联合行文,主办机关排列在前。

  (四)发文字号应当包括机关代字、年份、序号。联合行文,只标明主办机关发文字号。

  (五)上行文应当注明签发人姓名。

  第十二条公文文干部分包括: 标题、主送单位、正文、附件、落款(印章)、成文日期等。

  (一)公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类,一般应当注明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。

  (二)主送机关指公文的主要受理机关,即对公文负主办或答复责任的机关。应当使用全称或者规范化简称、统称。

  (三)公文如有附件,应当注明附件顺序和名称。

  (四)正文是公文的主体,首页正文文字应不少于2行。

  (五)附件是正文的说明、补充或参考材料,是公文的组成部分。

  (六)成文日期以负责人签发的日期为准,联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。

  (七)公文落款和加盖印章必须一致。联合上报的公文,由主办部门(单位)加盖印章;联合下发的公文,发文部门(单位)都应当加盖印章。

  (八)公文最后一页不得只出现成文日期和印章,也不得标识“此页无正文”。

  第十三条公文文尾包括: 附注、主题词、抄送单位、印发单位、印发日期、印发份数等。

  (一)附注。公文如有附注(需要说明的其它事项),应当加括号标注在落款之下主题词之上。“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

  (二)主题词。公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。公文主题词应选《公文主题词表》中的标准词汇,一般由3-5个词汇组成,最后一个词应是标识公文文种的词汇,如“通知”、“报告”、“请示”等。

  (三)抄送机关。除主送机关外,对其他需要了解公文内容的上级机关、同级机关和不相隶属的机关用“抄送”,应当使用全称或规范化简称、统称。

  (四)印发单位和时间。在公文“抄送”(如无“抄送”在“主题词”)下一行,注明公文的印发单位和印发时间,印发时间以送印日期为准。

  (五)印发份数。在印发单位和时间下一行即公文的最后一行,应按照实际情况将印发数量印制在公文的末尾。

  第十四条文字从左至右横写、横排。结构层次序数,第一层为“一”,第二层为“(一)”,第三层为“1”,第四层为“(1)”,公文中各级成部分的标识规则由党政办统一规范,公文页码必须连续标注。

  第十五条公文用纸统一采用国际标准A4型(210mm×297mm),左侧装订。张贴的公文用纸大小,根据实际需要确定。

  第四章字体及字号要求

  第十六条一般公文正文用3号仿宋字体,文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字。

  第十七条发文字号在发文单位标识下空2行,用3号仿宋体字,居中排布;年份、序号不加“第”字。

  第十八条上行文应标识签发人姓名,平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字,签发人姓名居右空1字;签发人用3号仿宋体字,签发人后标全角冒号,冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。

  第十九条公文标题位于红色横线下空2行,用2号小标宋体字,可分一行或多行居中排布并做到词意完整,排列对称,间距恰当。

  第二十条标题下空1行,左侧顶格用3号仿宋字标识主送机关,最后一个主送机关名称后标全角冒号。

  第二十一条公文如有附件,在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附”或“附件”(党委文件标注“附”,行政文件标注“附件”),后标全角冒号和名称。附件如有序号使用拉伯数码,附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订,并在附件左上角第1行顶格标识附件,有序号时标识序号;附件的序号和名称前后标识应一致。附件中,文字的字号可适当减小。

  第二十二条党委公文成文日期用数字且年、月、日标全;行政公文成文日期用汉字且年、月、日标全,零写为“○”;月份中不可以用“元月”。

  第二十三条公文如有附注,用3号仿宋字体,居左空2字加圆括号标识在成文日期下一行。内容为联系人(具体承办人)的姓名和电话。

  第二十四条“主题词”用3号黑体字,居左顶格标识,后标全角冒号;词目用3号小标宋体字;词目之间空1格。

  第二十五条公文如有抄送机关,在主题词下1行左右各空1字,用3号仿宋体字标识。抄送机关间用逗号隔开,回行时与冒号后的抄送机关对齐;在最后一个抄送机关后标句号。

  第二十六条印发单位位于抄送机关之下(无抄送机关时位于主题词之下)占1行位置;用3号仿宋体字。印发单位左空1字,印发日期右空1字,印发日期以公文付印的日期为准,用阿拉伯数字标识。

  第二十七条印发数量位于公文的最后一行,右各空1字均匀排列,使用小4号宋体字。

  第二十八条页码用4号宋体阿拉伯数码标识,居中排布于页脚位置,首页不标识页码。

  第五章行文规则

  第二十九条行文应当确有必要,注重效用。可发可不发的公文不发,可长可短的公文要短。能以普通函件发文的,不用正式文件。

  第三十条学校及所属各单位的行文关系根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级请示和报告。

  第三十一条学校公文包括:校党委公文“中共西安医学院委员会文件”,校行政公文“西安医学院文件”,校纪委公文为“中共西安医学院纪律检查委员会文件”,校工会公文为“西安医学院工会文件”,校团委公文为“共青团西安医学院委员会文件”。

  根据职权范围和行文关系,学校各种公文的使用范围为:

  (一)“中共西安医学院委员会文件”,适用于印发学校党委的决定,以学校党委名义下发的综合性通知、工作安排、党的组织和党员管理的规章制度,向上级党委的请示、报告等。

  (二)“西安医学院文件”,适用于印发学校决定,以学校名义下发的综合性通知、工作安排等;常设或临时学科(专业)的设置、调整方案;校级表彰奖励和惩处;学校行政管理的各项规章制度;向上级机关的请示、报告;向不相隶属单位询问、商榷、答复、请求批准有关事项等;启用或废止校内有关单位的印章等。

  (三)“中共西安医学院纪律检查委员会文件”,适用于印发学校纪委的决定,以学校纪委名义下发的综合性通知、工作安排、规章制度,向上级纪委的请示、报告等。

  (四)“西安医学院工会文件”,适用于印发学校工会的决定,以学校工会名义下发的综合性通知、工作安排、规章制度,向上级机关的请示、报告等。

  (五)“共青团西安医学院委员会文件”,适用于印发学校团委的决定,以校团委名义下发的综合性通知、工作安排、规章制度,向上级机关的请示、报告等。

  (六)“西安医学院党委会议纪要”和“西安医学院院长办公会议纪要”,适用于反映党委和院长办公会议的情况,形成的决定等。

  第三十二条学校公文使用套红印刷版头,由党政办统一印制。学校内设机构除党政办和直属附属医院外,不得以部门名义正式行文。

  第三十三条“请示”应当一文一事,一般只写一个主送机关;需要同时送其他机关的,应当以抄送形式。不得将“请示”、“报告”混用;“报告”不得夹带请示事项。

  第三十四条除上级机关负责人直接交办的事项外,不得以单位名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。

  第三十五条学校各单位不得擅自印发上级领导的讲话,也不得下发带有经营性质的公文。

  第六章发文办理

  第三十六条发文办理指以本单位名义制发公文的过程,包括草拟、核稿、审稿、签发、登记(编号)、复核、用印、分发、立卷等程序。

  第三十七条草拟。凡学校的综合性公文,由党政办组织拟稿或者由党政办会同有关部门共同拟稿。凡属职能部门业务性、专业性公文,由职能部门拟稿。

  草拟公文应做到:

  (一)符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级机关的指示,完整、准确体现发文意图,并同我校现行有关公文相衔接。

  (二)情况确实,观点明确,表述清楚、准确,结构严谨,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。

  (三)使用简称要规范。使用无规范简称,应先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应在第一次出现时注明准确的中文译名。

  (四)公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修饰色彩的语句中作为语素的数字必须使用汉字外,其它均应使用阿拉伯数字。

  (五)公文内容如涉及校情统计数据,应与党政办公室或业务主管部门核实。

  (六)公文内容如涉及多个部门,主办部门应负责草拟公文并送相关部门会签

  (七)草拟公文应一律采用A4纸打印,并附电子文本,逐项填写“西安医学院发文稿纸”。

  第三十八条核稿。核稿由主办部门负责人完成。核稿人应对公文的内容、文字、格式等进行认真的审查和核对并签署意见。核稿的重点是: 是否符合国家政策、法令;所提出的要求措施是否具体可行;陈述的情况、数字是否准确无误等。

  凡涉及几个部门工作的文稿或几个部门联合行文,需请各部门负责人分别签属意见。

  第三十九条审稿。公文在签发前,应当由各部门文秘人员送交党政办公室审稿。审稿的重点是: 是否需要行文,公文内容、文字表述、文种使用、文件格式等。对文字表述太差的文稿,要退回主办部门重办。

  第四十条签发。学校向上级部门行文和对外行文,经分管领导审阅后,由学校主要负责人签发,并注明签发人。校内发文按工作分工由分管领导签发。签发后的公文即成为定稿,并据此生效。签发人对公文在政治上、内容上、文字上的正确性负责。公文一经签发,不得更改,如需改动,应报签发人审核。对未经党政办审核签字的文稿,校领导不予签发。

  第四十一条编号、登记。公文在校领导签发后应在党政办登记编号。

  第四十二条复核。公文正式印刷前,由党政办进行复核。复核的重点是: 审批、签发手续是否完备,附件材料是否齐全,格式是否统一、规范等。复核签字后,编制文号,交付打印。

  第四十三条印刷。公文应按规定份数印制,并加盖印章。文件印刷后,公文草稿及稿签交回党政办存档。

  第四十四条分发。公文分发由发文单位负责。重要的和有办理时限的校内发文必须签收。发往校外的请示、重要报告必须用挂号邮件发出。

  第七章收文办理

  第四十五条收文办理指收到公文的办理过程,包括审核、签收、登记、拟办、批办、承办、催办、立卷等程序。

  第四十六条收到上级机关下发或交办的公文及校领导外出开会带回的文件应及时交党政办,由党政办主任提出拟办意见,送负责人批示后办理。需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文,应当明确办理时限。

  第四十七条需要办理的公文,主办部门(或承办人)应及时办理和答复,不得延误、推诿;需要复文的,按发文规定程序办理;紧急公文应当按时限要求办理;确有困难的,应当及时予以说明。对不属于本单位职权范围或者本单位不宜办理的,应当及时退至交办部门并说明理由。

  第四十八条公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项,主办部门应当主动与有关部门协商;如有分歧,主办部门主要负责人要出面协调,如仍不能取得一致,可以报请分管校领导协调或裁定。

  第四十九条审批公文时,对有具体请示事项的,主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期,其他审批人圈阅并签名则视为同意;没有请示事项的圈阅签名表示已阅知。

  第五十条送交领导批示或者交有关单位办理的公文,文秘人员要负责催办,做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办。

  第八章公文立卷、归档和销毁

  第五十一条公文办理完毕后,应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定,及时将正本和有关材料整理(立卷)、归档。个人不得保存应当归档的公文。

  第五十二条归档范围内的公文,应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理(立卷),要保证归档公文的齐全、完整,能正确反映本机关的主要工作情况,便于保管和利用。

  第五十三条各部门、单位应当建立健全公文处理的有关制度,对承办的上级来文,办完后必须及时交回党政办,由党政办立卷归档。校内发文,由各部门、单位按照有关规定收存或销毁。

  第五十四条不具备归档和存查价值的公文,经过鉴别并经党政办公室负责人批准,可以销毁。销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销,保证不丢失、不漏销。其中,销毁绝密公文(含密码电报)应当进行登记。

  第九章公文管理

  第五十五条公文由文秘部门或专职人员统一收发、登记、分办、传递、审核、用印、归档和销毁。

  第五十六条拟制、修改和签批公文,书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

  第五十七条上级机关公文,除绝密级和注明不准翻印的以外,经校领导或党政办主任批准,可以翻印。翻印时,应当注明翻印的机关、日期、份数。公文复印件作为正式文件使用时,须加盖复制机关印章,视同正式文件妥善保管。

  第五十八条通过校园网等媒体公开发布的公文,必须经校领导或党政办批准。经批准公开发布的公文,同发文机关正式印发的公文具有同等效力。

  第五十九条公文复印件作为正式公文使用时,应当加盖复印单位证明章。

  第六十条校内部门(单位)合并时,公文应当随之合并管理。部门(单位)撤销时,需要归档的公文按规定移交档案部门。工作人员调离工作岗位时,应当将本人保管、借用的公文按照有关规定移交、清退。

  第六十一条公文被撤销,视作自始不产生效力;公文被废止,视作自废止之日起不产生效力。

  第六十二条对于拖延、推诿、丢失公文或者失密、泄密,学校将视后果轻重分别给予当事人和有关领导通报批评或纪律处分。违反保密规定,造成重大损失的,学校将依据国家和学校的有关规定追究当事人的法律责任。

  第十章附则

  第六十三条本办法由党政办公室负责解释。

  第六十四条本办法从发文之日起执行,学校原有相关规定同时废止。

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