西安医学院会议组织实施暂行办法

为加强学校各类会议的组织实施工作,做好协调安排,确保会议召开的质量和效果,依据《西安医学院行政工作条例》,结合学校实际,特制定本办法。

一、会议召开的指导思想和原则

坚持以科学发展观为指导,以服务教学、科研、医疗为根本,紧紧围绕学校的中心工作,务实、精简、高效组织和召开会议,全面提升学校办学层次,社会影响力,促进学校快速、和谐、稳定发展。

二、会议类型

（一）校内会议

1.学校大型综合性会议。以党委或行政名义召开的大型综合性会议,如: 党代会、教代会、校庆、团代会、经验交流会等。

2.学校党政工作会议。学校党政研究学校重大发展、改革、增减机构、人事机制等重要事项和工作安排的会议,如党委会、校长办公会、行政全体会议、学校干部大会、周一校领导例会、学术委员会、职称评审委员会、专题工作会议、工作汇报会等。

3.业务会议。业务会议是指学校为加强某一方面的专项工作而召开的会议,如教学工作会、科研工作会、大学生思想政治教育工作会、各种纪念性会议、表彰大会、干部培训会等。

4.现场办公会。为解决紧迫问题所召开的现场办公会议。

5.重要来访和外事活动。是指迎接上级单位检查指导工作、兄弟院校及国内外合作机构交流考察而组织的会议,如上级领导视察工作汇报会,兄弟单位、国外合作机构来访交流座谈会等。

（二）校外会议

1.会议承办单位(含校内主办、协办单位,下同)向学校党政办公室递交承办校外会议的书面申请。申请中应包括会议名称、会议内容、会议日程、会议地点、主办单位、承办或协办单位、会议规模、主要代表职务和人数、经费来源和经费预算,以及学校承担的任务等内容。（见附件1）

2.由承办单位请示分管校领导批准,报党政办公室备案,需要学校给予经费支持的,按照财务相关制度逐级审批。

三、会议组织的基本程序

（一）会前准备

1.会议方案

（1）承办单位确定会议名称、时间、议题、议程、地点、参会人员范围,并在此基础上拟好会议通知,报有关校领导审签后加盖党政办公室印章印发会议通知。

（2）学校大型综合性会议依据会议范围和规模成立秘书机构,设立分机构分工负责落实大会安排,同时要制定会议预案。

（3）涉及多部门参与协作的会议,由承办单位明确各部门职责,党政办公室牵头召开协调工作会,包括会议的宣传、接待、安保等工作。

（4）全校综合性会议出席校领导由学校党政办公室安排；业务会议,主要领导和分管校领导出席外,其他校领导原则不出席；其它会议,原则由分管校领导出席。

2.会议材料准备

会议组织单位负责会议材料的起草、修改、打印、装订和发放。所有材料应按文件所要求的规格尺寸制作,不得有错字、错页、漏页、污渍。领导的致辞、讲话材料和大会召开的议程、日程安排须报党政办进行审核。

3.会场布置

会议承办单位负责会场布置,相关部门予以协助。会场布置包括:包括会场卫生、会标、主席台名牌摆放、音响录像、座次安排、多媒体投影、鲜花、茶水等环节。

（二）会中服务

1.会议开始前,要引导开会人员签到,按会前准备的座次就座。

2.会中要根据会议议程进展,注意做好会议组织衔接工作（包括会议发言、颁奖、饮水、音响、摄像等）。

3.会议期间,要认真做好记录,重要会议做搞好录音录像工作。

4.会议进行过程中,要注意会场内外联系,开会当中的临时变动,会议组织人员要根据领导指示和实际情况,采取应急措施,妥善解决。

（三）会后工作

会议组织单位应尽快整理会议文稿,对会议进行总结,积极落实会议精神,必要时草拟会议纪要,送党政办公室按程序制文印发；重要会议,需将全套会议材料整理后送学校综合档案室存档；会议的决议、决定,由会议组织单位负责督促落实。

四、会议纪律

（一）参会人员应按要求出席会议,如因特殊情况不能出席,必须提前向会议组织者或主持人请假,并在获准情况下,安排其他人员出席。

（二）出席会议的人员,应提前10分钟到达会场,不得迟到、早退。会议期间,应关闭移动电话或将其置于振动、静音状态,并不得办理与会议无关的事情。

（三）参会人员发言时必须有所准备,紧扣主题,重点突出,内容精炼。

（四）凡涉密事项,与会人员必须严格按保密要求办事,妥善保管会议文件,需要退回的文件要及时退回。

五、会议经费

召集会议所需经费,由会议承办单位本着精简、节约的原则,在办会之前进行明细预算,并报分管校领导审查,党委会或院长办公会批准。任何单位和个人不得挪用学校专项教育经费用于会务。

六、确定召开的会议由组织单位在每周五前提交党政办公室审定,由党政办公室在每周五前预告下周各项会议的安排。对已发布预告因其他原因不能按时召开的会议,由组织单位尽快调整会议安排,并及时通知参会人员会议调整方案。未及时办理申报或备案手续的会议,一般不再临时安排,紧急事务确需召开会议研究,由党政办公室临时通知安排。

七、本办法自2012年9月1日起实行,由党政办公室负责解释。

附件:1.西安医学院二级单位（主办/承办）校外会议申请表

2.西安医学院每周会议安排申请表

3.西安医学院每周会议安排表