第一条 为进一步转变工作作风、规范学校各类会议的组织与管理，提高会议质量和效率，根据《党政机关厉行节约反对浪费条例》等有关文件精神，结合学校实际，制定本办法。

第二条 本办法适用于以学校名义召开的全校性会议或各单位召开的邀请校级领导参加的会议。

第三条 会议类型

（一）校党委（扩大）会议是在学校党员代表大会闭幕期间学校党委议事、决策的主要形式。校党委（扩大）会议由校党委书记审定召开，原则上每两周召开一次，一般安排在星期一下午召开。会议由党委书记或党委书记委托的副书记或纪委书记主持召开。

（二）校长办公会议是校领导集体研究和决策重要行政事项的会议，是校长行使职权、对学校行政事务进行管理的有效形式。校长办公会议由校长审定召开，原则上每两周召开一次，一般安排在星期一上午召开。会议由校长或校长委托的副校长主持。

（三）全校大型综合性会议是以校党委或行政名义召开的综合性会议，如:党员（代表）大会、教职工（代表）代会、工会代表大会、学生（代表）大会、团员（代表）大会等。全校大型会议经上级有关部门和学校党委审批，根据会议召开程序，定期召开。

（四）全校性业务会议是指学年（学期）工作会议、教学工作会议、学科科研工作会议、党建与思想政治工作会议、党风廉政建设工作会议、开学（毕业）典礼、年度表彰大会、先进事迹报告会等。全校性业务会议由学校党委或行政决定召开，原则每学年（学期）定期召开一次。

（五）校领导召集的部门业务会议是指校领导就分管工作召开的会议。根据工作需要定期或不定期召开。

（六）专题工作会议是指校领导或职能部门负责人安排部署专项工作而召开的会议，研究协调和处理工作中的专门问题。专题工作会议由牵头单位提出，经分管或联系校领导同意（如有必要提请校党委书记或校长审批），根据工作需要召开。

（七）校学术委员会会议是学校党委与校长领导下的学术权威机构。校学术委员会会议根据《西安医学院学术委员会章程》和实际工作需要，由学术委员会主任或主任委托的副主任主持召开。

（八）其他各类委员会（领导小组）会议主要包括学校正式发文成立的各类委员会或领导小组负责人召集的会议。各类委员会（领导小组）会议根据工作需要由委员会主任或领导小组组长主持召开，会议议题由各委员会、领导小组确定。

（九）党政领导例会是校领导班子成员进行工作意见交流的会议，一般每月召开一次，安排在周一上午召开。现场办公会是根据工作需要，为解决紧迫问题召开的现场办公会议。

（十）重要来访和外事活动会议是指迎接上级单位检查指导工作、兄弟院校及国内外合作机构交流考察而组织的会议，如上级领导视察工作汇报会，兄弟单位、国外合作机构来访交流座谈会等。

（十一）主办/承办的各类会议是指以学校名义主办、有关单位承办的会议。由负责会议承办的牵头单位请示分管或联系校领导审核后，报党委书记或校长批准。

第四条 会议召开原则

（一）规范。会议组织单位应提前做好会议的申请、审批、筹备、组织等工作，确保组织有序、管理科学。会议相关部门应密切配合，分工协作，共同做好会议服务。要尽量减少安排临时性会议。

（二）精简。未经学校党委、行政批准，不得召开全校性大会和各类工作会议。议题相近、出席领导与参会人员基本相同的会议要统筹合并，严格控制各类纪念会、庆祝会、表彰会、测评会等，解决不了具体问题的会议坚决不开。能以现代通信和传播工具部署工作的，前期筹备工作能以非会议形式进行的，原则上不再召开会议。

（三）高效。会议必须中心突出，主题鲜明，内容充实，准备充分。要简化会议议程，尽量缩短会期，讲短话、开短会，以学校名义召开的全校大型会议、全校性工作会议，校领导主题报告一般控制在1小时以内，整个会议时间一般控制在2小时之内。

（四）节俭。要控制会议规模，合理安排与会人员，各类会议按照业务对口原则，只安排与会议内容密切相关的单位及人员参加。各类会议原则上在校内召开，如确需在校外举行的，事前须经有关程序报批，并从严控制会议经费。要精简会议材料，一般会议不印发领导讲话、不发材料袋，全校大型会议除统一发放的文件、材料外，不得再发放各种宣传材料、画册和文具等。

第五条 会议申报程序

（一）学校党委（扩大）会议、校长办公会议，由党政办公室负责会议准备和组织工作。拟提交党委会议或校长办公会议研究的议题，议题呈报单位应填写《西安医学院党委会（院长办公会）议题申报表》，经分管校领导审批同意后，于会议前15天报至党政办公室汇总，经报党委书记或校长审定后统一安排上会。临时提议原则上不列入会议议题，如有急需研究的事项，须报党委书记或校长同意后，方可临时列入会议议题。

（二）凡以学校名义召开的会议，牵头职能单位应填写《西安医学院重要会议登记表》，按规定程序报上级有关部门或学校党委、行政审核批准。

1.全校大型会议一般列入学校年度党政工作要点，由职能单位牵头成立会务工作组，制定会议实施方案，经上级有关部门或学校党委审批通过后，按照有关程序组织实施。

2.全校性业务会议由学校党委或行政决定召开。学年（学期）工作会议、党政领导例会由党政办公室负责会议准备并组织协调。其他全校性工作会议由相关职能部门负责会议准备并组织协调，相关单位配合。

3.专题工作会议或部门业务会议由职能单位提出，并拟定方案，经分管校领导审核同意后召开（如有必要提请主要校领导审批），并向党政办公室报备。

4.各类委员会（领导小组）会议由牵头职能单位提出，经委员会（领导小组）负责人同意后，向党政办公室报备。

（三）学校主办/承办的各类会议，由承办单位填写《西安医学院主办/承办会议登记表》并拟定工作方案，经分管校领导审核同意，向党政办公室报备后召开。重大会议由分管校领导审核后，报主要校领导批准后召开。需要多个部门共同参与的，会议主办/承办单位可提请分管校领导协调，其他单位配合。承办单位牵头负责会议准备和组织协调。

第六条 会议安排管理

（一）学校各类会议实行统筹安排，统一管理。党政办公室是学校的会议管理机构，统筹全校性会议的安排和协调。党政办公室对会议的审查主要有：审查会议的必要性；审定会议的类型和议题；审定会议规模和召开范围；审查会议的准备情况等。

（二）各类会议安排都应由牵头单位于会议召开前15天向党政办公室报备。承办国际性会议应提前将方案报国际交流与对外合作办公室审核。未及时办理申报或备案手续的会议，一般不再临时安排，紧急事务确需召开会议研究，由党政办公室临时通知安排。未经学校批准，校外单位、机构、公司、团体和个人不得使用校内场所举行各类活动和会议。

（三）党政办公室负责编排《西安医学院每周会议安排表》，于每周五前将下周会议安排情况在校园网发布，并呈送给校领导。会议安排表中未明确参会对象的，由会议主办单位负责通知与会人员。对已发布预告因其他原因不能按时召开的会议，由组织单位尽快调整会议安排，并及时通知参会人员会议调整方案。各单位自行安排的会议如与学校会议安排发生冲突，应服从学校整体工作安排做出调整。

第七条 会议组织实施

（一）会前准备

1.会议通知。主办单位负责会议准备和组织协调，确定会议名称、时间、议题、议程、地点、参会人员范围。会议通知由主办单位负责起草，报有关校领导审签，加盖党政办公室印章在会前7天印发各有关单位。紧急情况或者其他特殊情况下，对于重要会议应提前3天通知，尽量减少口头或电话临时通知会议。凡涉及外出的会议应明确与会人员的乘车安排。

2.会场布置。主办单位要按照庄重、简朴的原则对会场进行必要的布置，务求俭朴实用，一般不制作会议背景板，主席台、发言席和会场不摆放鲜花。要做好座签的准备及摆放、话筒及音响的调试等工作，并根据会议需要，做好新闻报道、合影留念、礼仪服务等。

3.会议材料。会议主办单位负责会议材料的起草、修改、打印、装订和发放。全校大型综合型会议主要校领导的讲话文稿，由党政办公室负责起草；其它各类会议的会议议程、会议主持词、领导致辞和讲话、会议报告等，由会议主办单位根据会议内容和要求负责起草，经党政办公室审核并请示校领导审定后印制执行。所有材料应按文件所要求的规格尺寸制作，不得有错字、错页、漏页、污渍。

4.出席领导。全校大型会议，出席校领导由党政办公室协调安排；职能部门承办的全校性会议，一般由主要校领导或分管校领导出席讲话；其它会议，一般由分管校领导出席讲话，其他校领导原则不出席；校领导原则上不参加二级单位召开的工作会议和业务会议。

5.召开全校大型会议，牵头主办单位可依据会议范围和规模成立专门的会议筹备工作组，其主要职责是拟制会议方案、做好会议联络、准备会议材料、布置会议场地、落实工作车辆、组织召开会议等。涉及多部门参与协作的会议，由牵头主办单位明确各部门职责，包括会议的宣传、接待、安保等工作，再由党政办公室组织召开协调工作会。

（二）会中要求

1.会议发言。会议开始前，要引导开会人员签到，按会前准备的座次就座。会议发言要紧密结合会议主题，开门见山，言简意明，重点突出，内容精炼，一般不要重复他人的意见，切实解决会议提交的问题。会议主持人可根据会议情况规定与会人员的发言时间。

2.会议记录。会中要安排人员认真做好会议记录，重要会议做好录音录像工作。对未听清楚的重要问题或会议决定不够明确的，可在会后向有关领导询问清楚，及时对会议记录进行补充、整理。要根据会议议程进展，注意做好会议组织衔接工作（包括会议发言、颁奖、音响、摄像等）。

（三）会后工作

1.会议督办。主办单位应尽快整理会议文稿，对会议进行总结，并须将重要会议全套材料整理后送党政办公室综合档案室存档。会议决定的事项，主办单位应及时组织实施，党政办公室负责督办。

2.会议纪要。对会议明确做出的决定和需要贯彻的精神须以“纪要”形式印发时，应由会议记录人员撰写会议纪要交党政办公室按公文处理流程印发。对于尚待进一步讨论研究的事项或需保密的内容，不发会议纪要。

3.会议发文。会议做出的决定，超出“纪要”的发放范围时，须以“通知”“规定”等公文形式印发，由主办单位按照会议提出的意见起草，交党政办公室按公文处理流程印发。

第八条 会议纪律和要求

（一）遵守法律法规。学校各级各类会议，主题和内容不得违反国家法律法规和教育方针政策，不得干扰学校正常的教学、科研和生活秩序。要厉行节约，严禁铺张浪费，严禁到高档宾馆、风景区开会。会期在1天之内的，不安排住宿和宴请，可安排工作餐，标准按学校有关规定执行；不得组织旅游以及与会议无关的参观活动，不得以任何名义发送礼品和纪念品，不得组织高消费娱乐活动。

（二）严格会议纪律。会议执行签到制度，参会人员应严格遵守会议时间，提前10分钟到达会场，不得迟到、早退。如因特殊情况不能出席、列席会议，必须提前向主持会议的校领导履行请假手续，在获准情况下，安排其他人员出席，并报主办单位备案。会议期间，应关闭移动电话或将其置于振动、静音状态，不得办理与会议无关的事情。相关部门对会议纪律执行情况，包括会议出勤、履行请假制度及会风会纪等情况定期通报。

（三）严格保密纪律。学校会议一般以会议纪要或下发相关文件资料的形式公开，或由校内新闻媒体进行报道。会议讨论的内容或议定的事项，在未公开之前，与会人员要按会议要求保守秘密，不得对外泄露。凡需要收回的会议文件、资料应如数及时退回，妥善保管。凡违反会议纪律者，学校将以适当形式予以通报批评甚至追究相应责任。

（四）加强安全意识。会议组织单位必须做好安全防范工作，要注意会场内外联系，开会当中的临时变动，会议组织人员要根据领导指示和实际情况，采取应急措施，妥善解决。保卫处负责全校性重要会议和活动的安全保卫与秩序维护。

第九条 会议经费

（一）需要申请专项经费的会议，主办单位要根据《西安医学院会议费管理办法》（西医发〔2016〕97号）文件要求，在会前对所涉及的各项费用进行明细预算，按规定程序逐级报批。

（二）会议经费的使用要本着节俭、节约的原则，做到专款专用。任何单位和个人不得挪用学校专项教育经费用于会务。

第十条 其他

（一）对于不符合本办法要求或违反本办法规定程序的会议，党政办公室不予以安排并有权纠正。

（二）本办法未作具体规定的其他类型会议，可参照本办法相关规定执行。

（三）本办法由党政办公室负责解释。

（四）本办法自印发之日起执行，原《西安医学院会议组织实施暂行办法》（西医党发〔2012〕53号）同时废止。

附件一:西安医学院重要会议登记表

http://dzb.xiyi.edu.cn/wcm.files/upload/CMSdzb/201703/201703100235040.doc

附件二：西安医学院主办/承办会议申请表

http://dzb.xiyi.edu.cn/wcm.files/upload/CMSdzb/201703/201703100236033.doc